英語の会議を成功させるコツ5つ
こんにちは！
ビジネス英語・英会話の専門家
RIE SASAKI ENGLISH代表
佐々木理絵です。
今日は「英語の会議を成功させるコツ」をお伝えしたいと思います。
コツは全部で５つあります。
- アジェンダと議事録を作成し、共有する。
- 分かりやすい資料を準備する。
- 会議の目的を明確にする。
- 自分から話しかける（受身で待たない）。
- 最終確認をする。
そのうちの１つは以前ブログでお伝えしました。
今日は残りの４つを一気にお伝えします！！
お役に立てれば光栄です。
【英語の会議を成功させるコツ】②分かりやすい資料を準備する
英語の会議に参加することになったら、「分かりやすい資料を準備する」ことを必ず忘れずにしてほしいです。
理由①：ネイティブではない我々日本人が、全て英語で説明をするのは非常にハードルが高い。
理由②：聞いているほうも、視覚資料があるほうが断然理解しやすい。
理由③：伝えたいことを効率よく伝えることができる。
まず、理由①の「ネイティブではない我々日本人が、全て英語で説明をするのは非常にハードルが高い。」ということですが、これ本当にキツイです。
だって想像してみてください。
資料も何もなくて、ただひたすら相手の顔を見ながら、色んな説明をするのって、日本語でも難しくないですか？
話している内容のイメージが湧いてくるように、話を聞いている相手も、そしてその話をしている自分もきちんと理解しながらひたすら英語で話しをするんですよ。。
特に日本人は、英語を話す時に「正しい文法」や「綺麗な発音」などを気にしすぎる傾向があるのですが、それらを気にしていたら、コミュニケーションがとり辛くなります。
視覚材料があると、多少英語が聞き取りにくくても、聞き手は何について話しているのか大体内容が理解できるので、コミュニケーションも取りやすくなります。（理由②）
そして、日本人は余分な事を話してついつい話しが長くなりがちなのですが、視覚材料があることで話が脱線することはなくなりますし、伝えたいことだけを順序良く伝えることができるので効率も良いですよね。(理由③）
英語は結論を先に伝える言語なので、結論が後に来る日本語とは真逆です。
資料を作るときも、結論がすぐに分かりやすい資料にしたり、話し方を工夫する必要があります。
【英語の会議を成功させるコツ③】会議の目的を明確にする
3つ目は、「会議の目的を明確にする」ということですが、
これは最初にスモールトークをして、会議が始まったら早めに「今日の会議の目的は～～です。」という風に、全体に確認をとります。
そうすることで、会議参加者全員が同じページで会議を始めることができるからです。
例えば、
The purpose of this meeting is to discuss the sales project.
「この会議の目的は、セールスプロジェクトについて話し合うことです。」
こんな風に最初に共有しておけば、忙しくても効率的な会議が実行できます。
【英語の会議を成功させるコツ④】自分から話しかける（受身で待たない）
英語の会議を成功させるコツ4つ目は、「自分から話しかける（受身で待たない）」ということです。
これはものすごく大事なことなのですが、日本人はこれができる人が本当に少ないと思います。
なぜなら、
- そもそも英語に対して苦手意識があるので、なかなか自分から話しかけられない。
- 相手が話している時は、静かに聞き、話し終わるまで話しかけないほうが良い、と思っている。
- ネイティブや外国人を前にすると緊張する。
これらの理由があるため、会議中はとっても静かな日本人が多いんです。
私も以前、企業勤めをしていて、社内通訳翻訳をしていた頃、数多くの英語会議に参加しましたが、日本人は礼儀正しいとでもいうのか、本当に静かなんですよね。
海外のビジネスマンは、誰かが説明をしていても、もし何か分からないことがあったらその都度すぐに「これってどういう意味？」「今の分からなかったから、もう一度説明して。」とか普通に言ってきます。
国際会議とかそういうのはまた別として、本来ビジネスで行う会議とはそういうものだと私は思っています。
なので、相手が説明し終わるのを待つのではなくて、疑問に思ったことや確認したいことなどがあれば、どんどん話しかけていいんです。
自分から話しかけていくことのメリットとしては、
- 話の内容をリードできる（相手が話すのを待つよりも、自分から話しかける方が、会議の内容をより深く理解できる。）
- 相手からの信頼が高まる（会議で発言しない人は、自分の意見がない人と思われてしまう。）
こういうことが考えられます。
日本人の性格上、控え目な人が多く、外国人相手になると、余計控え目なところが目立ってしまうのですが、そこはあえて変えて、どんどん積極的に会議に参加するようにしましょう！
【英語の会議を成功させるコツ⑤】最終確認をする
そして、最後は「最終確認をする」のを忘れないようにしましょう。
この理由は、会議が終わる前に、お互い何か誤解がないかどうかを確認するためです。
会議の最後で行うことで、もし何か誤解があってもすぐに修正できるし、全員が同じページで会議を終えることができます。
例としては、
We discussed the new company product today. I will get more information and let you know by next meeting.
「今日は新製品について話し合いました。更に情報を集めて、次回の会議までにご連絡します。」
こんな風に、次回の会議までに何かアクションが必要な場合も、ここで伝えておきます。
まとめ
英語で会議を成功させるためには、十分な準備が必要だということが分かりましたよね。
「自分は英語が苦手だから、誰か喋れる人に頼ればいいや。」とか
「通訳いるし、何も話さなくていいや。」とか
考えていませんか？
英語の会議に参加する以上は、自分でもちゃんと話せるようになっておくことで、
仕事に対するやりがいや、出世や収入アップに繋がり、
自分が理想とする未来を構築できるようになります。
RIE SASAKI ENGLISHでは、そんな英語で自分の未来を切り開いていける人を世の中に沢山輩出できるように、日々サポートをさせていただいております。
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