英語の会議を成功させるコツ その①

こんにちは。

~今度こそ、英語で輝く人生を~

「企業内英語のプロ」こと

RIE SASAKI ENGLISH

佐々木理絵です。

私は、仕事で英語を必要とする人が、短期間で効率よく実践的な英語を習得できるように日々サポートをさせていただいていますが、先日、会社勤めをされている方からこんなご質問を受けました。

「今後は会社で英語の会議にも出席をすることになりそうです。英語での会議は初めてなので、今から緊張していますが、何か成功するためのアドバイスなどはありますか?」

初めての英語の会議って緊張しますよね。

「相手の言っていることはちゃんと聞き取れるだろうか。」

「話についていけるだろうか。」

「発言を求められたらどうしよう・・・」等々。

私も初めて英語の会議に参加するとなった時は、とても緊張しました。

ということで、

今日は「英語の会議を成功させるコツ」についてお話しをしたいと思います!

コツは全部で5つありますが、今回はその中の1つをお話ししますね。

お役に立てれば幸いです☆

英語の会議を成功させるコツ その①

英語の会議を成功させるコツ その①は、

「アジェンダと議事録を作成し、共有する」

です。

アジェンダ(agenda)とは、会議の議題を明確にした行動計画やスケジュールの事です。

そして、議事録は、会議で決定したことなどを記録するもので、英語ではminutes(ミニッツ)と言います。

英語の会議を成功させるためには、まずこの2つが必要になります。

なぜなら、

アジェンダがあることで、会議の進行がしやすくなるだけでなく、議事録も作成しやすくなるんです!

そして、お互いの認識が同じである事を議事録を通して最終確認できます。

私も企業に勤めていた時は、毎回必ずアジェンダと議事録を作成し、参加者に共有し、追記事項などがあれば議事録に追記し、記録として保管していました。

アジェンダが英語の会議を成功させるためには、とても重要だということが分かりましたが、ではアジェンダには何を書けば良いのかを今から説明します。

アジェンダには何を書くの?

アジェンダに記載する主な内容は以下の通りです。

目的(purpose)出席者(attendees)
日程(date)題目(topic)
時間(time)議事メモ(notes)
場所(place)実施事項・次の予定(action items/ next steps)

これ以外にも、その都度必要項目があれば追加で書き足します。

書き方には特に決まった形式はありませんが、誰が見ても分かりやすい書き方にしましょう。

アジェンダの書き方の例を1つ載せておきます。

AGENDA

Purpose: Monthly Sales Meeting
Date: Wednesday, July 15, 2022
Time: 9:00 a.m. – 11:00 a.m. JST
Place: Conference Room A
Attendees: Sales Manager, Marketing Manager, name, name, name
Topics:

1. Brief Introduction
2. Review of Previous Minutes
3. Feedback  
Notes:      



Action Items:      




こんな感じでシンプルにまとまっていればOKです。

時間(Time)の欄に「JST」と書いてありますが、これは「Japan Standard Time」の略で、「日本時間」という意味です。

海外とオンライン会議をする場合は、時差があるので、時間の記載には気をつけましょう。

「9:00 a.m. – 11:00 a.m. JST」と書いてあれば、「日本時間の朝9時から11時まで」ということになりますので、海外から参加する相手は日本時間に合わせた参加ができます。

参加者(Attendees)の欄には、大抵参加する人の名前をフルネームで書きます。

通常社内会議の場合は、肩書は省略することが多いですが、ビジネスパートナーとの会議や外部の人も参加する場合は、○○部長、○○課長代理や、英語名だと、Mr.○○や、Ms.○○などを明記する場合もあります。

アジェンダが出来上がったら、会議当日はその通りに進行するので、もし「英語がほとんど聞き取れない・・・」ということになっても、少なくとも「今はどこの議題について話会ってるのか」ということくらいは分かるので、全くチンプンカンプンということにはならないはずです。

まとめ

今回は「英語の会議を成功させるコツ その①」についてお話しをしました。

最初は誰でも緊張すると思いますが、何回か参加すると慣れてきて、余裕を持って会議に参加することができます。

これから仕事で英語の会議も安心して任せてもらえるように今から準備しておきましょう!

応援しています!!

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■佐々木理絵プロフィール■

豊橋市 マンツーマン英会話

RIE SASAKI ENGLISH

代表 佐々木 理絵

三重県松阪市出身
LinkedInラーニング講師

英会話講師&元社内通訳翻訳者

高校卒業後、カリフォルニア州のカレッジに留学し、ビジネスとITを学ぶ。
外資系ホテルや医療メーカーでビジネス英語の専門家として社内通訳翻訳を務める。

英語講師としては大手英会話学校に5年間勤務し、

ゼロ歳から70代まで幅広い年齢層に英語を教える。

1人1人の年齢や学習目的、学習歴などに合わせ、

学習者のモチベーションを維持させながら丁寧に楽しく教える方法が人気を得る。

外国人との英語でのコミュニケーションの取り方や、

現地生活で培ったテキストからは学べないフレーズや言い回し、

ビジネス英語を得意とする。

6年間勤務した医療系メーカーでは、

社内通訳翻訳者として海外からの来客対応、

英語での交渉、ビジネス文書、契約書策定を担当。

その後一人でも多くの人に企業内で実践出来る英語学習を提供したいと思い、

「企業内英語のプロ」として、英語指導を行っている。


また、J-Shine(小学校英語指導者認定資格)も取得しており、

特に子供が英語を習得するためには、

保護者のサポートが必須となるため、

自身も子育て中の母として

保護者とお子さんの気持ちに寄り添った英語教育を

英検資格取得のサポート中心に行っている。

最近は、LinkedInラーニングで講師をしたり、

大学でTOEIC・TOEFL対策講座も担当している。

保有資格:英検1級、TOEIC945、国連英検A級、工業英検2級、J-Shine(小学校英語指導者認定資格)、HSK5級。