英語の会議を成功させるコツ　その①

こんにちは。

~今度こそ、英語で輝く人生を~

「企業内英語のプロ」こと

RIE SASAKI ENGLISH

佐々木理絵です。

私は、仕事で英語を必要とする人が、短期間で効率よく実践的な英語を習得できるように日々サポートをさせていただいていますが、先日、会社勤めをされている方からこんなご質問を受けました。

「今後は会社で英語の会議にも出席をすることになりそうです。英語での会議は初めてなので、今から緊張していますが、何か成功するためのアドバイスなどはありますか？」

初めての英語の会議って緊張しますよね。

「相手の言っていることはちゃんと聞き取れるだろうか。」

「話についていけるだろうか。」

「発言を求められたらどうしよう・・・」等々。

私も初めて英語の会議に参加するとなった時は、とても緊張しました。

ということで、

今日は「英語の会議を成功させるコツ」についてお話しをしたいと思います！

コツは全部で5つありますが、今回はその中の１つをお話ししますね。

お役に立てれば幸いです☆

英語の会議を成功させるコツ　その①

英語の会議を成功させるコツ　その①は、

「アジェンダと議事録を作成し、共有する」

です。

アジェンダ(agenda)とは、会議の議題を明確にした行動計画やスケジュールの事です。

そして、議事録は、会議で決定したことなどを記録するもので、英語ではminutes（ミニッツ）と言います。

英語の会議を成功させるためには、まずこの2つが必要になります。

なぜなら、

アジェンダがあることで、会議の進行がしやすくなるだけでなく、議事録も作成しやすくなるんです！

そして、お互いの認識が同じである事を議事録を通して最終確認できます。

私も企業に勤めていた時は、毎回必ずアジェンダと議事録を作成し、参加者に共有し、追記事項などがあれば議事録に追記し、記録として保管していました。

アジェンダが英語の会議を成功させるためには、とても重要だということが分かりましたが、ではアジェンダには何を書けば良いのかを今から説明します。

アジェンダには何を書くの？

アジェンダに記載する主な内容は以下の通りです。

目的（purpose）	出席者（attendees）
日程（date）	題目（topic）
時間（time）	議事メモ（notes）
場所（place）	実施事項・次の予定（action items/ next steps）

これ以外にも、その都度必要項目があれば追加で書き足します。

書き方には特に決まった形式はありませんが、誰が見ても分かりやすい書き方にしましょう。

アジェンダの書き方の例を１つ載せておきます。

AGENDA Purpose: Monthly Sales Meeting

Date: Wednesday, July 15, 2022

Time: 9:00 a.m. – 11:00 a.m. JST

Place: Conference Room A

Attendees: Sales Manager, Marketing Manager, name, name, name

Topics: 1. Brief Introduction 2. Review of Previous Minutes 3. Feedback

Notes:

Action Items:

こんな感じでシンプルにまとまっていればOKです。

時間（Time）の欄に「JST」と書いてありますが、これは「Japan Standard Time」の略で、「日本時間」という意味です。

海外とオンライン会議をする場合は、時差があるので、時間の記載には気をつけましょう。

「9:00 a.m. – 11:00 a.m. JST」と書いてあれば、「日本時間の朝9時から11時まで」ということになりますので、海外から参加する相手は日本時間に合わせた参加ができます。

参加者（Attendees）の欄には、大抵参加する人の名前をフルネームで書きます。

通常社内会議の場合は、肩書は省略することが多いですが、ビジネスパートナーとの会議や外部の人も参加する場合は、○○部長、○○課長代理や、英語名だと、Mr.○○や、Ms.○○などを明記する場合もあります。

アジェンダが出来上がったら、会議当日はその通りに進行するので、もし「英語がほとんど聞き取れない・・・」ということになっても、少なくとも「今はどこの議題について話会ってるのか」ということくらいは分かるので、全くチンプンカンプンということにはならないはずです。

まとめ

今回は「英語の会議を成功させるコツ　その①」についてお話しをしました。

最初は誰でも緊張すると思いますが、何回か参加すると慣れてきて、余裕を持って会議に参加することができます。

これから仕事で英語の会議も安心して任せてもらえるように今から準備しておきましょう！

応援しています！！

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